Uitnodigingsbrief deelname offertetraject
U heeft een uitnodiging ontvangen van de coördinator van de betreffende apotheek of inkoopcombinatie om deel te nemen aan een offertetraject. In deze brief vindt u de gegevens van de deelnemende apotheken, evenals de contactinformatie van de coördinator.
Inloggen offerteloket
In de uitnodigingsbrief staat in de bijlage 'Uitvraag' een kader waarin de uitleg staat hoe in te loggen in het offerteloket.
Keuze voor deelname
Na het inloggen in het offerteloket ziet u twee knoppen:
Offerte indienen: U wordt doorverwezen naar de te volgen stappen in het indieningsproces.
Geen offerte indienen: U wordt doorgestuurd naar een pagina waar u uw keuze voor geen deelname kunt bevestigen. U heeft de mogelijkheid om, indien gewenst, een motivatie toe te voegen voor het niet indienen van een offerte (max. 250 tekens).
Contactgegevens
Vul uw naam en e-mailadres in.
Deze informatie wordt gebruikt om u een samenvatting van de ingediende offerte toe te sturen. Daarnaast worden deze gegevens gedeeld met de deelnemende apotheken, zodat zij contact met u kunnen opnemen bij eventuele vragen over de offerte.
Valutakeuze (Optioneel)
Indien u een offerte indient bij een apotheek buiten het eurogebied, kunt u de valuta aangeven waarin u wilt offreren. Hierdoor wordt de offerte in deze valuta opgesteld, afgestemd op de voorkeuren van de apotheek.
Bijlage(n) toevoegen (Optioneel)
U kunt één of meerdere PDF-bestanden toevoegen aan uw offerte. Als u meerdere bestanden toevoegd, zal het systeem proberen deze samen te voegen tot één document. Houd er rekening mee dat het totale bestand niet groter mag zijn dan 15 MB. Via het offerteloket kunt u een voorbeeld van de bijlagen bekijken.
Offerte indienen
U kunt kiezen om een ZAGIS-format te uploaden of, bij een beperkt aantal artikelen, de offerte online invullen. U kunt alleen Excel-formats gebruiken die bij dit inkooptraject horen. Zelf ontworpen Excel-bestanden of Excel-bestanden uit eerdere inkooptrajecten zijn niet compatibel.
Vragen beantwoorden (Optioneel)
Indien de deelnemende apotheken vragen hebben toegevoegd als onderdeel van de offerteaanvraag, kunt u deze hier beantwoorden.
Dit kunnen zowel vragen op offerteniveau als op productniveau zijn. U heeft per vraag de keuze of u de vraag wilt beantwoorden.
Toelichting toevoegen
In dit veld kunt u een tekstuele toelichting toevoegen aan uw offerte. Deze toelichting wordt opgenomen in de samenvatting van de offerte en gedeeld met de apotheken voor extra verduidelijking.
Samenvatting en indienen
Controle:
Hier krijgt u een samenvatting van de door u ingevoerde gegevens en kunt u een concept-PDF downloaden van de volledige offerte, inclusief de opgegeven prijzen. Als er nog wijzigingen nodig zijn, kunt u teruggaan naar de betreffende stap om aanpassingen te maken.Indienen:
Wanneer alles correct is, klikt u op ‘indienen’. Uw offerte wordt dan verzonden, en u ontvangt per e-mail een samenvatting. Als u gebruikmaakt van Pharma-Portal, wordt er tevens een kopie van de offerte naar uw Pharma-Portal omgeving verzonden.